文件管理

在许多情况下,需要文件来支持HRIS系统中的信息。这可能包括像初始招聘文件或事件报告的标识和参考字母的副本,以解释缺少工作时间。当文档管理系统与HRI分开时,可以更难以将相关信息快速访问的相关信息更加困难。

什么是文档管理系统?

文档管理系统或DMS,开始作为旧档案盒系统的电子版。这些电子文件保存支持HR文件所需的所有文档,可以为方便起见远程访问。自引入这些简单系统以来,已升级以提供更大的组织和可访问性。

形式的编码

DMS现在使用专用代码组织表格。该编码系统有助于为文档提供标准化系统,这对大型和全球组织非常有用。

什么时候需要DMS?

组织可能在需要DMS的需要以及使用DMS的方式方面有很大差异。具有经常需要更新的员工培训的合规性要求的组织可能希望使用DMS而不是纸质文件。纸质文件可以变得混乱,最终会导致顺应性并发症。

DMS可以管理什么?

大多数DM包括允许存储,控制和管理的功能,例如:

  • 扫描纸质文件
  • 电子邮件
  • 图片
  • 消息
  • 电子文件
  • 电子文件

整合DMS和HRIS

自然倾斜度是将DM与HRI集成。这可以通过几种不同的方式完成,具体取决于特定的系统和文档的主要用途。

一些DMS可以链接到HRI,以便在与人力资源信息一起进入系统中时,它存储在这样的方式中,它将自动回忆它支持的信息。其他系统可以将这些文件保持分开,以便信息仍保留在HRI中,并且文档仍然只能通过DMS访问。

链接HRI和DMS的好处

链接HRIS和DMS可以在许多方面受益组织。易于获取重要文件的易于促进更快,更高效的人力资源管理和监管遵守情况,以及跨本公司许多级别的沟通。文件的自动化将公司节省了纸张,存储和运输等成本。

链接DMS和HRIS的风险

链接DMS和HRIS的主要风险是安全漏洞的可能性。可以在更多的人比DMS获得HRIS,并且可能没有相同的安全措施。管理层必须确保在链接系统之前无可争议地安全。

文件安全

甚至购买具有保证的空气密封安全性的DMS并不一定确保文档在组织内将保持安全。在实现DMS或将其与HRI集成时,管理人员必须采取措施,以确保只有相关方具有对敏感信息的访问权限。这可能需要仔细的规划和培训,但可能导致整个公司大大改进了文件管理。